L’uso del protocollo digitale e la gestione dei documenti elettronici facilitano l’ordine e il controllo dei documenti ricevuti e generati da enti governativi e imprese. Queste tecnologie assicurano una gestione efficiente attraverso la registrazione, attribuzione, categorizzazione, archiviazione, ricerca e conservazione sicura dei documenti digitali.

L’obiettivo principale del protocollo digitale è di ottimizzare le operazioni interne eliminando l’uso di registri fisici, rendendo più agile il lavoro degli uffici addetti al protocollo e migliorando la gestione dei flussi di documentazione. Questo porta anche a una maggiore trasparenza, offrendo sistemi che permettono un facile accesso allo stato dei processi e ai documenti correlati da parte di cittadini, aziende e altre entità amministrative.

Numix: la piattaforma software per la gestione del protocollo informatico nelle pubbliche amministrazioni ed aziende

Numix è un software dedicato alla gestione del protocollo elettronico, progettato per garantire conformità alle normative attuali con facilità e affidabilità.

Questo sistema non si limita alla semplice gestione del protocollo digitale ma arricchisce l’offerta con funzionalità avanzate volte a migliorare l’efficienza. Tra queste, si annoverano l’associazione automatica di ricevute PEC e conferme di ricezione al protocollo e l’invio diretto al servizio di archiviazione digitale del registro di protocollo quotidiano.

Numix è disponibile sia come applicazione indipendente da installare presso il cliente sia come soluzione cloud (Software as a Service – SaaS) gestita dall’esterno.

Funzionalità offerte da Numix:

  • Protocollazione informatica dei documenti in entrata, uscita ed interni
  • Generazione della segnatura – anche XML per i messaggi PEC.
  • Classificazione dei documenti ed assegnazione alla Area Organizzativa Omogenea di riferimento.
  • Generazione e gestione del registro giornaliero di protocollo dematerializzato, inclusa la firma digitale (opzionale).
  • Invio del registro giornaliero demateriallizzato in modalita’ automatizzata al sistema di conservazione sostitutiva integrato.
  • Gestione integrata della Posta Elettronica Certificata (PEC) con protocollazione informatica dei messaggi ricevuti e spediti.
  • Gestione automatizzata dell’ associazione al protocollo informatico delle ricevute PEC e dei messaggi di conferma.

Numix in azione

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Numix – il software per il protocollo informatico a norma.

Scopri come Numix può semplificare e rendere più sicura la gestione del protocollo informatico nella tua organizzazione. Contattaci per maggiori informazioni o per un preventivo.

Protocollazione Informatica, la normativa

A partire dal 11 ottobre 2015, è richiesto che le pubbliche amministrazioni si conformino al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri (DPCM) del 3 dicembre 2013, che definisce le Regole tecniche relative al protocollo informatico. Questo decreto specifica le norme tecniche, i criteri e le specifiche che devono essere seguite nelle operazioni di:

  • Registrazione e segnatura di protocollo, come indicato negli articoli 53, 55 e 66 del Decreto del Presidente della Repubblica (D.P.R.) 28 dicembre 2000, n. 445 (Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, TUDA);
  • Registrazione di protocollo secondo quanto previsto dagli articoli 40-bis, 41 e 47 del Codice dell’amministrazione digitale (CAD).
Cambiamenti introdotti dal DPCM riguardanti il protocollo informatico:
  1. L’introduzione del ruolo di coordinatore della gestione documentale per le Pubbliche Amministrazioni che dispongono di più aree organizzative.
  2. La revisione dei contenuti del manuale di gestione del protocollo informatico, al fine di offrire una descrizione più dettagliata dei processi.
  3. L’obbligatorietà di pubblicare il manuale di gestione sul sito istituzionale della Pubblica Amministrazione.
  4. Il superamento delle funzionalità minime previste per il protocollo informatico.
  5. La conservazione giornaliera del registro di protocollo in conformità alle normative vigenti.
  6. La modifica delle informazioni riportate nel formato della segnatura di protocollo, con l’aggiunta del codice del registro di protocollo.
  7. L’utilizzo obbligatorio, nel registro di protocollo e nella segnatura di protocollo, del codice IPA della PA e della denominazione della PA come registrata nell’anagrafe tributaria.
  8. La regolamentazione dell’uso della Posta Elettronica Certificata (PEC) e della cooperazione applicativa come unici mezzi per la trasmissione di documenti informatici tra sistemi di protocollo.
  9. La generazione di un’impronta digitale per ogni documento informatico, al fine di garantirne l’integrità.